Depósito de documentos

¿Quién puede depositar documentos?

Cualquier miembro de la comunidad investigadora puede enviar sus trabajos desde la plataforma.

¿Puedo depositar trabajos que no llegarán a ser publicados?

Existen materiales docentes o documentos de trabajo que por su naturaleza no llegan a publicarse. En estas tipologías documentales el autor cuenta con todos los derechos morales y de explotación, por lo tanto, puede enviarlos a Udimundus sin restricciones.

¿Qué puedo hacer si la obra aún no ha sido publicada?

En este caso, el creador de la obra autoriza a la Universidad a difundir y comunicar públicamente su documento depositado a través del repositorio institucional. Esta concesión le permite al autor conservar todos los derechos sobre su obra digital, con lo cual puede publicarla posteriormente en otro repositorio, en cualquier revista, editorial, etc. No obstante, hay que tener en cuenta que existen editoriales que sólo aceptan trabajos no difundidos con anterioridad, por ello se aconseja analizar las políticas editoriales donde se prevé publicar.

¿Se puede depositar una obra que ya ha sido publicada?

Sí, siempre que el autor no haya cedido los derechos de exclusividad. En caso de haberlo hecho deberá solicitar permiso al editor.

Cuando se publica a través de una editorial, se transfiere el derecho de reproducción y distribución al editor. En estos casos, el autor debe conocer sus políticas editoriales antes de enviar un archivo a Udimundus, es decir, analizar las condiciones en que ha cedido los derechos de explotación de su obra. Lo más frecuente es que el pdf definitivo no esté permitido, salvo publicaciones en revistas de acceso abierto o previo pago para publicar en abierto. Sin embargo, en determinados casos, los editores permiten el autoarchivo de varias versiones previas a la publicación:

  • Pre-print: Es el borrador del texto antes de la revisión por pares.
  • Post-print: Es la versión que incorpora las sugerencias del comité por pares, pero no ha llegado a maquetarse para su publicación.

Hay que tener en cuenta, además, los posibles periodos de embargo aplicados en el acceso abierto. Estos embargos pueden oscilar en los 2 y 36 meses después de la publicación. Por ello, se recomienda analizar las condiciones editoriales en materia de Open Access.

¿Dónde puedo consultar las políticas editoriales de mis obras?

Existen varias formas de obtener esta información. A través de Internet se pueden consultar las bases de datos Sherpa/Romeo (nivel internacional) y Dulcinea (nivel nacional). Estas bases de datos analizan las políticas editoriales, permitiendo a los autores conocer si es posible el autoarchivo en repositorios institucionales. También se pueden visitar las páginas web de los editores, pues muchos de ellos publican ahí sus políticas de permisos.

Otra forma de consultar estas políticas es a través de los contratos de edición en el caso de las monografías o de la hoja de cesión de los derechos en el caso de revistas y congresos.

Si con todo ello se desconoce la situación de nuestra obra en materia de derechos de autor, se debe solicitar una autorización a la editorial para poder depositarlo en nuestro Repositorio Institucional de la Universidad.

¿Qué debo hacer si se trata de una obra colectiva?

Si la obra ha sido fruto de la colaboración en conjunto de varios autores, se requiere el consentimiento de todos ellos para su divulgación.

En el caso de haber escrito de forma individual un capítulo o un artículo que pertenece a una obra colectiva donde han participado más autores, se requiere el consentimiento de aquella persona que toma la iniciativa y la coordinación de la obra, salvo pacto en contrario.

No obstante, si existen dudas, será la Biblioteca la encargada de analizar el caso.

¿Qué licencias se han de aceptar para depositar un documento?

Las obras que integran Udimundus están protegidas por la legislación de propiedad intelectual en vigor. El autor deberá conceder durante el autoarchivo la Licencia de distribución, esta licencia será necesaria para poder publicar una obra en el repositorio.

Licencia de distribución

Para permitir a udiMundus reproducir, traducir y distribuir su envío a través del mundo, necesitamos su conformidad en los siguientes términos.

Conceda la licencia de distribución estándar seleccionando 'Conceder licencia' y pulsando 'Completar envío'.

Al firmar esta licencia, usted como autor y propietario de los derechos de propiedad intelectual de su obra otorga al Repositorio de la Universidad a Distancia de Madrid (UDIMA) el derecho no exclusivo de reproducción y distribución de su obra en cualquier formato y medio.

Acepta que el Repositorio de la UDIMA puede, sin modificar el contenido, convertir la presentación a otro formato con fines de preservación. Así mismo, acepta que se pueda conservar más de una copia por motivos de seguridad y preservación.

Usted declara que el trabajo presentado es original y que cuenta con la potestad para otorgar los derechos detallados en esta licencia. También declara que su obra no infringe lo establecido en la vigente legislación sobre propiedad intelectual.

Si la obra contiene material para el cual no tiene derechos de autor, usted declara que ha obtenido los permisos necesarios del propietario para otorgar al Repositorio los derechos requeridos por esta licencia, y que dicho material de propiedad de terceros está claramente identificado y reconocido dentro del contenido de la obra.

Si la obra que deposita ha sido patrocinada o financiada por una organización distinta a la UDIMA, usted declara que ha cumplido con las obligaciones requeridas por tal acuerdo.

Si el documento se basa en una obra que ha sido patrocinada o apoyada por una agencia u organización diferente de la UDIMA, se presupone que se ha cumplido con cualquier derecho de revisión u otras obligaciones requeridas por este contrato o acuerdo.

La UDIMA identificará claramente su/s nombre/s como el/los autor/es o propietario/s de los derechos del documento, y no hará ninguna alteración de su documento diferente a las permitidas en esta licencia.

¿Qué formatos son aceptados?

El sistema acepta todo tipo de formatos digitales, pero se recomienda emplear los formatos estándares pdf para texto y jpg para imágenes.